Sistem Work Order & Servis Bengkel Otomotif
Manajemen Antrean Servis Kendaraan, Penggantian Suku Cadang, dan Billing
Latar Belakang & Studi Kasus
Bengkel 'Mediatama Otomotif Perkasa' melayani perbaikan dan perawatan berkala kendaraan roda dua dan roda empat. Proses operasional saat ini sering menemui kendala: riwayat servis pelanggan sering hilang, penagihan biaya jasa dan sparepart sering tidak sinkron dengan stok fisik di gudang, serta pelanggan sering komplain karena tidak tahu estimasi biaya dan status pengerjaan kendaraannya. Dibutuhkan aplikasi web untuk mengelola alur work order servis mulai dari pendaftaran kendaraan, pencatatan jasa dan sparepart oleh mekanik, kalkulasi tagihan kasir, hingga laporan performa servis.
4 Modul Wajib yang Harus Dibangun
Pilar Inti FungsionalitasModul Autentikasi & Hak Akses (Login System)
Pengamanan akun, sesi pengguna, dan pembatasan wewenang fitur
Kelola master data jasa servis dan katalog sparepart, penugasan mekanik, kelola data pengguna, serta akses laporan finansial dan performa kerja bengkel.
Pendaftaran kendaraan masuk, penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK), input jasa dan sparepart yang diganti, proses pembayaran pelanggan, cetak faktur invoice, dan update status penyerahan kendaraan.
- Form login dengan validasi input (penanganan username/email salah atau password tidak cocok).
- Password wajib di-hash menggunakan algoritma aman (Bcrypt, Argon2, atau sejenisnya). Tidak boleh menyimpan password plaintext.
- Proteksi route (Middleware / Guard): Halaman dashboard, transaksi, dan laporan tidak boleh dapat diakses tanpa login.
- Mekanisme Logout yang menghancurkan sesi / token secara bersih dan mengarahkan kembali ke halaman login.
Modul Dashboard Eksekutif (Metrics & Overview)
Pusat pemantauan kinerja real-time dan ringkasan operasional
- Grafik Visual: Tampilkan visualisasi tren transaksi (misal: grafik batang/garis 7 hari terakhir atau diagram distribusi kategori). Boleh menggunakan Chart.js, ApexCharts, SVG interaktif, atau visual bar CSS murni.
- Tabel Riwayat Cepat: Daftar 5–10 transaksi paling baru beserta status singkatnya.
- Tombol Aksi Cepat (Quick Action): Shortcut langsung untuk membuat transaksi baru tanpa harus membuka menu lain.
Modul Transaksi Inti (Core Business Transaction)
Pencatatan data dinamis master-detail dengan kalkulasi otomatis
- •Identitas Pelanggan: Nama, No. Telepon/WA, Alamat
- •Data Kendaraan: No. Polisi (Plat Nomor), Merk/Model Kendaraan, Tahun, Odometer (KM Kendaraan), Keluhan / Gejala Kerusakan
- •Penugasan Mekanik penanggung jawab
- •Rincian Jasa Servis: Multi-baris pilihan jasa (misal: Tune Up, Ganti Oli, Spooring, Servis Rem) beserta tarif jasa
- •Rincian Sparepart: Multi-baris suku cadang yang diganti (misal: Oli Mesin, Kampas Rem, Busi) x Kuantiti, otomatis mengurangi stok
- •Kalkulasi: Total Biaya Jasa + Total Biaya Sparepart, Diskon Membership jika ada, Grand Total Biaya
- •Status Pengerjaan: Menunggu Antrean, Sedang Dikerjakan, Selesai Dikerjakan, Kendaraan Diambil & Lunas
- ✓Pengecekan stok sparepart saat ditambahkan ke rincian work order
- ✓Mencegah penutupan status menjadi 'Lunas' tanpa pencatatan metode pembayaran yang sah
- ✓Pencegahan duplikasi plat nomor pada status antrean aktif bersamaan
- ✓Cetak lembar Work Order untuk mekanik dan Faktur Pembayaran untuk pelanggan
Modul Laporan & Ekspor Data (Reporting & Analytics)
Penyajian rekap data historis, filter periode, dan pencetakan dokumen
Rentang tanggal pengerjaan, Mekanik yang bertugas, dan Jenis Kendaraan
Total Omset Jasa, Total Penjualan Sparepart, Rata-rata Biaya Servis per Unit, dan Total Kendaraan Dilayani
No. SPK, Tanggal, No. Polisi, Pemilik, Mekanik, Total Jasa, Total Sparepart, Grand Total, Status Pembayaran
Ekspor ke format PDF resmi berkepala surat dan berkas Excel/CSV
Rekomendasi Skema Basis Data (Database Design)
Dapat disesuaikan atau dikembangkan sesuai arsitektur pilihan Anda
| Nama Tabel | Deskripsi & Saran Kolom Minimal |
|---|---|
| users | Pengguna aplikasi (id, username, password_hash, nama_lengkap, role [admin/kasir], created_at) |
| mechanics | Data mekanik (id, kode_mekanik, nama_mekanik, spesialisasi, status_aktif) |
| service_types | Master jenis jasa servis (id, kode_jasa, nama_jasa, biaya_standar, estimasi_menit) |
| spareparts | Master suku cadang (id, kode_part, nama_part, harga_beli, harga_jual, stok, satuan) |
| work_orders | Header transaksi servis (id, no_spk, no_polisi, nama_pelanggan, no_telp, km_odometer, mekanik_id, keluhan, total_jasa, total_sparepart, grand_total, status_pengerjaan, status_bayar, created_at) |
| work_order_services | Detail jasa (id, work_order_id, service_type_id, biaya_jasa, catatan) |
| work_order_parts | Detail sparepart (id, work_order_id, sparepart_id, harga_satuan, kuantiti, subtotal) |
Rubrik Penilaian & Pembobotan
Total Nilai Maksimal: 100 Poin
Semua 4 pilar (Login, Dashboard, Transaksi Master-Detail, Laporan) berfungsi utuh tanpa error saat diuji.
Hashing password, proteksi route, pencegahan duplikasi data, validasi stok/kapasitas, dan transaction commit/rollback.
Tampilan rapi, responsif di mobile & desktop, feedback interaktif (notifikasi sukses/gagal), dan kemudahan navigasi.
Struktur folder terorganisir (MVC / Clean Architecture), penamaan variabel deskriptif, dan panduan instalasi README.md.
Ketentuan Pengumpulan & Deliverables
Peserta wajib menyerahkan hasil pengerjaan berupa:
- Source Code Proyek: Diunggah ke repositori GitHub / GitLab publik atau diarsipkan dalam format
.zip. - Database Dump / Seeder: File
database.sqlatau seeder/migration yang sudah memuat data awal (sample demo data) untuk akun login dan master data. - Dokumen README.md: Berisi daftar tech stack yang digunakan, langkah instalasi step-by-step, serta kredensial akun uji coba (email/username & password untuk masing-masing role).